手渡し禁止

仕事が中断する大きな原因として「探し物」があります。いかに探し物をしないかはとても重要です。

• まず、進行中の物件や普段よく使うファイルは手がすぐに届く所にファイルを置いて、メモ書きでも何でも取りあえずファイルにしまいます。大切なのは「椅子から立ち上がらず」に手にとれる事です。私の場合は椅子から立ち上がると他の事を始める可能性が大きいのです。

• 同時に「なんで入れる」ファイルもあって、手元に無いファイルにしまう書類などは取りあえず何でも入れます。ルールはファイルの上には新しい書類を入れる事です。その為、時系列に整理されるので後で探す時は遡れば良いわけです。そして気の向いた時に本来しまうべきファイルに移します。

• ここまでは私個人のルールですが、最近設計パートナーの妻と決めた新しいルールは「書類の手渡しは禁止」です。手渡しされても私は別の仕事をしているので、その書類は80％位は紛失か探すのに時間がかかります。そんな訳で手渡しは禁止して「何でも入れる」ファイルかその書類が本来しまわれる場所に入れる事としました。

• 他にはメモ書きは内容の量に関わらずA4に統一することです。小さな紙のメモ書きはファイリング出来ないからです。資料によってはA4以外もあるので、その場合は大きければ折りたたみ、小さければA4の紙に貼付けます。